Há uma certa arrogância no discurso de quem vende software sobre quem usa caderno. O caderno é rápido, não avaria, não precisa de rede e qualquer pessoa aprende a usá-lo em dez segundos.
Milhares de salões funcionaram décadas assim e continuam a funcionar.
A questão não é qual é a aplicação superior em abstracto: é onde é que cada uma parte, e se o seu salão já chegou neste estágio ou não.
Onde cada uma parte
| Caderno | Excel | Software | |
|---|---|---|---|
| Marcar ao balcão | Imediato | Lento | Rápido |
| Duas pessoas ao mesmo tempo | Impossível | Confuso | Normal |
| Saber quanto facturou há 3 meses | Contar à mão | Fórmula | Imediato |
| Ver histórico de um cliente | Folhear meses | Filtrar, se estiver bem preenchido | Um clique |
| Lembretes ao cliente | Telefonar um a um | Telefonar um a um | Automáticos |
| Sobreviver a um café entornado | Não | Sim | Sim |
| Trabalhar sem internet | Sim | Sim | Depende |
O caderno ganha em duas linhas, e não são linhas irrelevantes. Quem tem um salão de uma pessoa, com clientes fixos e sem funcionários, pode perfeitamente ficar-se por ele durante anos. Já tive um caso em concreto inclusive, e tudo bem.
Os 3 momentos em que o caderno deixa de chegar
Quando entra a segunda pessoa. Este é um ponto de virada. Um caderno só pode estar num sítio de cada vez, portanto a partir do momento em que duas pessoas precisam de marcar, começam as marcações a lápis, os post-its, e a pergunta "quem marcou isto?".
Quando os clientes começam a ligar fora de horas. O caderno não atende o telefone às onze da noite ou aos fins de semana. Quem não deixa marcar online está a perder as marcações de quem decidiu depois do jantar e de manhã já se esqueceu. Já falamos sobre isso no artigo sobre marcação online.
Quando quer saber alguma coisa sobre o passado. E é aqui onde a coisa fica bem mais complicada. Responder às perguntas:
- Quantos cães atendeu no mês passado?
- Quantos faltaram?
- Quem não vem há seis meses?
Num caderno, responder a isto é uma tarde de trabalho, o que, convenhamos, na maioria dos casos, ninguém as responde e a melhor hipótese é um palpite, pura intuição.
Folhas de cálculo: a zona intermédia traiçoeira
O Excel, alguma folha de cálculo ou planilha eletrónica é o passo natural para quem quer sair do papel sem haver custos, e resolve genuinamente muitas coisas: É pesquisável, é copiável, e não se perde numa inundação.
O que não resolve e que costuma apanhar as pessoas desprevenidas é a disciplina que exige: uma folha de cálculo só é útil enquanto toda a gente a preencher da mesma maneira. E sabemos que ninguém preenche da mesma maneira.
Ao fim de meses tem "Bobi", "bobi", "Bobi (Sra. Ana)" e "Bobi 2" como quatro cães diferentes, e as fórmulas que dependiam disso deixam de contar bem.
Depois há o problema das duas pessoas ao mesmo tempo, que no Excel se resolve mal, além do problema das versões a cada alteração no ficheiro.
Como saber se já está na hora?
Três sinais concretos:
- Se já lhe aconteceu de marcar dois cães para a mesma hora e só descobrir no próprio dia.
- Se não se lembra e teria de investir horas para descobrir qual foi a lâmina ou adaptador usado na tosquia do caniche da Dona Maria há 6 meses atrás.
- Se lhe perguntarem quantos clientes não voltam há três meses, não sabe e não tem como saber sem um trabalho grande
Um destes sinais é normal. Dois já é caro. Três significa que o método actual está a custar dinheiro todos os meses, mesmo que esse custo não apareça em lado nenhum. Sem citar o custo mental, o desgaste seu ou da sua equipa.
Sobre a passagem em si
A objecção mais comum a mudar não é o preço, é o receio de perder o que já existe: anos de clientes, histórico, contactos.
Isso resolve-se sem transcrever nada de uma vez. A maioria dos salões passa os clientes activos à medida que vão aparecendo, ao longo de um mês ou dois e mantém o caderno antigo numa gaveta como arquivo.
Ao fim de duas rotações de clientes, o sistema já tem tudo o que interessa. Há um plano de quatro semanas para fazer essa passagem que dispensa o domingo perdido a copiar listas.
No AgendaPet, cada cliente novo entra em segundos, direto no painel de marcação, com os pets já associados, e a partir daí o histórico constrói-se sozinho a cada visita.
Não mude por moda
Se tem um salão de uma pessoa com quarenta clientes fixos e um caderno que funciona, mudar de sistema é resolver um problema que não tem. Fique com o caderno e volte a esta conversa quando houver mais uma pessoa no salão.
Se qualquer coisa desta lista lhe soou familiar, vale a testar sem compromisso. E se for comparar sistemas, há sete perguntas que valem mais do que qualquer demonstração, porque a maioria dos programas falha em dois ou três provas, e isso só se descobre tarde.
Crie uma conta, ponha lá uma semana de marcações reais e compare com o que faz hoje.