O receio de quem muda nunca é o preço. É acordar numa terça-feira sem saber quem vem às dez.
Por isso a maioria das migrações falha da mesma maneira: alguém decide passar tudo de uma vez, senta-se num domingo com o caderno e o computador, desiste ao fim de duas horas com sessenta clientes copiados de trezentos, e volta ao caderno na segunda-feira.
Há uma forma mais aborrecida e muito mais eficaz de fazer isto, que se estende por um mês e não exige nenhum domingo.
O plano que se segue parte do princípio de que o sistema já está escolhido. Se ainda não está, as perguntas a fazer antes de assinar poupam-lhe a pior das hipóteses, que é migrar duas vezes.
Semana 1: Só as Marcações Que Já Existem
Não toque nos clientes antigos. Comece por passar apenas as marcações já combinadas para as próximas quatro semanas.
Numa agenda normal isso são talvez sessenta a cem entradas, e leva uma tarde tranquila. Cria os clientes e os pets à medida que vai lançando as marcações, o que significa que os clientes que aparecem primeiro são exactamente os que mais vêm ao salão.
No fim desta semana, o sistema já tem o essencial: o que vai acontecer a seguir. O caderno continua aberto ao lado, como rede de segurança.
Semana 2: Marcar Tudo em Duplicado
Esta é a semana que ninguém gosta e que evita todos os problemas.
Durante sete dias, cada marcação nova entra nos dois sítios: no caderno como sempre, e no sistema. Dá trabalho a dobrar, é verdade, e é uma semana apenas.
Serve para duas coisas. A equipa ganha prática sem risco, porque se alguma coisa correr mal o caderno está lá. E aparecem os casos estranhos que ninguém antecipou: o cliente que traz sempre três cães, a marcação partida em dois horários, o serviço que não existe na lista. É melhor descobrir isso agora do que no mês seguinte.
Semana 3: Fechar o Caderno Para Marcações Novas
A partir daqui, marcações novas entram só no sistema. O caderno passa a ser consulta.
Ao mesmo tempo, comece a passar os clientes antigos, mas sem se sentar a copiar listas. Faça-o à medida que eles aparecem: quando o Sr. António traz o Bóris, cria-se a ficha na altura, com os dados actualizados que ele confirma ali mesmo.
Isto tem uma vantagem que a transcrição em massa não tem. Os telemóveis mudaram, algumas moradas já não servem, e há clientes na lista que não vêm há dois anos. Ao passar só quem aparece, o sistema fica com dados verificados e sem lixo, o que é meio caminho andado para uma gestão de clientes sem erros.
Semana 4: Ligar o Que é Automático
Só agora, com dados a sério lá dentro, faz sentido ligar as coisas que dependem deles.
Lembretes automáticos, marcação online, notificações da equipa. Se tivesse ligado isto na primeira semana, teria enviado lembretes a partir de números mal copiados e criado desconfiança logo à partida.
| Semana | O que entra no sistema | O caderno |
|---|---|---|
| 1 | Marcações já combinadas | Continua a mandar |
| 2 | Tudo, em duplicado | Continua a mandar |
| 3 | Todas as marcações novas | Passa a arquivo |
| 4 | Automatismos ligados | Fica na gaveta |
O Que Nunca Se Deve Fazer
Transcrever a lista completa de clientes antes de começar. É o instinto de toda a gente e é onde as migrações morrem. Uma lista de trezentos clientes, com pets, contactos e notas, são muitas horas de trabalho cego, feito antes de saber sequer se o sistema serve.
Deixar o caderno de um dia para o outro também não resulta. Uma semana de sobreposição custa pouco e evita a única coisa que não se pode dar ao luxo de perder, que é a confiança da equipa no método novo.
Sobre os Dados Antigos
Vale a pena guardar o caderno. Não pelo sentimentalismo, por causa das notas que ninguém passou: o cão que não gosta de secador, o cliente que paga sempre no fim do mês, a alergia que alguém apontou à margem em Fevereiro.
Essas notas vão sendo recuperadas à medida que os clientes aparecem, e nesse momento entram na ficha do pet, onde ficam visíveis para quem quer que o atenda.
Se quiser começar pela primeira semana deste plano, crie uma conta e lance só as marcações que já tem combinadas. Se ao fim de sete dias não estiver convencido, o caderno continua exactamente onde estava.